Jak se zapojit do kosmických aktivit?

Finančně politický kontext spolupráce s ESA

Evropská kosmická agentura (ESA) představuje příležitost k financování zakázek pro evropský kosmický program či projektů vlastního návrhu, pokud tyto projekty budou dostatečně nové a budou se nějakým způsobem týkat kosmických systémů, kosmických technologií či aplikací. Rozpočet ESA je sestaven z finančních příspěvků členských států, které se každé dva až tři roky rozhodují, do jakých programů ESA vloží finance a v jaké výši. ESA tedy nemá „svůj vlastní“ rozpočet, ale jde o veřejné prostředky jejích členských států, které jsou agentuře svěřeny a se kterými ESA nakládá podle určitých pravidel schválených těmito členskými státy.

V praxi tedy dochází k určitému koloběhu, který začíná v národních rozpočtech členských států ESA (v České republice je to Ministerstvo dopravy a Ministerstvo školství ve spolupráci s Ministerstvem financí), které vkládají peníze do různých tematických programů ESA národních na základě priorit daných Národním kosmickým plánem. Následně ESA vyhlašuje v rámci těchto programů veřejné zakázky či jiné výzvy, do kterých se mohou hlásit firmy, výzkumné ústavy, akademie věd či univerzity z členských států, které do těchto programů vložily peníze. Pokud členský stát nějaký program ESA nefinancuje, nemůžou se do něj subjekty z daného státu přihlásit.

Následně probíhá veřejná soutěž či výběrové řízení jiného typu. Pokud subjekt uspěje a získá zakázku, bude financována z finančního příspěvku členského státu, ze kterého daný subjekt pochází. Jedná se o pravidlo takzvané geografické návratnosti, které zajišťuje, že se většina finančních prostředků členských států vložených do ESA vrátí zpět v podobě zakázek. Odpovědnost za prostředky vložené do ESA nesou na straně členských států delegáti, obvykle pracovníci ministerstev či národních kosmických agentur, kteří se v ESA účastní jednání programových výborů a rad řídících dané tematické programy. Sama ESA o programech nerozhoduje, ale „pouze“ podává návrhy na to, co a jak v programech řešit. Tyto programové návrhy pak společně schvalují delegáti z členských států, které dané programy plánují financovat.

S národními delegáty do ESA je tedy vhodné, a někdy i zcela nezbytné, být v průběžném kontaktu. Žadatelům je doporučeno národní delegáty pravidelně a včas informovat o svých plánech a ujistit se, že jejich záměry jsou v souladu se strategií České republiky a také, že v daném programu je dostatek finančních prostředků. Kontakt s národními delegáty je rovněž klíčový u programů, které nemají standartní pracovní plán ve formě seznamu s popisem požadované práce (ten bývá často dostupný i na webu ESA), ale v němž se řeší konkrétní zadání od ESA resp. jejího hlavního průmyslového dodavatele družice a o kterých na webu ESA, zcela záměrně, nejsou žádné nebo jen sporé informace.

Způsoby, jak nalézt projektové příležitosti

Podle původce zadání:

• Přicházím s vlastním nápadem, který navrhnu:
  • ESA v rámci trvale otevřené výzvy (bottom-up aproach). 
  • Evropskému průmyslu v rámci bilaterálních jednání (nabízím, co umím).
  • Reaguji na konkrétní příležitost se zadáním od ESA, hlavního dodavatele ESA či jiné firmy:
    • Téma si sám aktivně vyhledávám (workplany, Tender Actions apod.) 
    • Jsem osloven domácími či zahraničními partnery k účasti na projektu.

Pracovní plány a výzvy na esa-star Publication

• Vyhledání tématu s konkrétním zadáním v pracovním plánu,
  • který se tvoří výběrem z delšího seznamu potenciálních námětů na projekty, přičemž delegát ČR do ESA může zařazení daného tématu do pracovního plánu navrhnout; což je jeden z důvodů, proč je výhodné být s delegáty ČR do ESA v průběžném kontaktu.
  • který je již schválený a Tender pocházející z pracovního plánu postupně vychází na esa-star Publication (nejprve jako Intended Tender Actions a následně Open Tender Actions) dle předem známého harmonogramu. Tento schválený pracovní plán a jeho časový harmonogram je užitečné mít od delegáta včas k dispozici, jelikož samotné výzvy na esa-star Publication vychází až o několik měsíců později.
  • který je již schválený, ale na konkrétní Tender Actions bude sestaveno zadání až na explicitní vyžádání alespoň jednou delegací z členské země; delegát do ESA se tedy musí být o žadatelově zájmu o dané téma nejprve dozvědět.
  • Vyhledání Tender Action s konkrétním zadáním na esa-star Publication či na dedikovaných webových stránkách konkrétních programů ESA, které výpisy na esa-star Publication více či méně duplikují.
    • Intended Tender Actions – teprve připravuje a nemá k dispozici podrobné zadání
    • Open Tender Actions – již otevřený s dostupným zadáním
  • Reakce na permanentně otevřené výzvy určené k podávání projektů „odspodu“ na esa-star Publication či jiných webových stránkách programů ESA, bez konkrétního zadání, přičemž téma projektu žadatel definuje sám. Takové projekty obvykle bývají žadatelem kofinancované.

Po nalezení konkrétní projektové příležitosti doporučujeme téma ihned konzultovat s delegací do ESA, která může doporučit či vyjasnit další vhodný postup, zejména ohledně požadavků na autorizační dopis delegace ČR do ESA.

Míra financování projektů ze strany ESA

• Liší se program od programu a jejich výši ovlivňuje velikost a typ žadatelského subjektu a stupeň technologické připravenosti očekávaných projektových výstupů.
  • Až 100 % – bývá obvyklé u projektů s konkrétním zadáním ze strany ESA a u projektů s očekávanými výstupy na nižších stupních technologické připravenosti (TRL – Technology Readiness Level), např. do TRL 4. Dále ESA může plně uhradit náklady akademickým pracovištím, výzkumným ústavům a univerzitám, pokud tyto nemají s očekávanými výsledky projektu žádné komerční záměry.
  • Až 80 % – bývá obvyklé u projektů navrhovaných odspodu samotnými žadateli, a to u malých a středních firem (SMEs) definovaných podle kritérií EU pro projekty na všech úrovních TRL. Ve výjimečných případech ESA povolí takovou míru financování i velkým firmám (Large Enterprises), v případě, že jde o aktivity s velmi vysokým technologickým rizikem.
  • Nanejvýš do 50 % – bývá obvyklé u projektů navrhovaných odspodu samotnými žadateli, a to u velkých firem na všech úrovních TRL a ve výjimečných případech i u malých a středních firem na velmi vysokých úrovních TRL (8-9).
  • V některých případech není financování ESA povoleno vůbec, a to například pro univerzity a výzkumné organizace u projektů s velmi vysokým TRL (8-9).

Podrobné informace o výši a podmínkách financování jsou k dispozici u delegátů ČR do ESA.

Doporučené první kroky

• Sjednat osobní schůzku na Ministerstvu dopravy a prezentovat své záměry a možnosti národním delegátům do ESA.
• Pokud žadatel již nepřichází se svým vlastním projektovým záměrem, národní delegát může pomoci s vyhledáním vhodné příležitosti, zprostředkovat kontakt s ESA apod.
• Je třeba se zaregistrovat se v systému dodavatelů esa-star. Tuto věc doporučujeme provést jako první, nezávisle na konzultacích s národním delegátem, zejména v případě, když se žadatel chce ucházet o výzvu, která je již otevřena pro podávání nabídek.

Proces uzavírání zakázek a registrace v esa-star

Zhruba 90 % rozpočtu ESA je využito na zakázky s průmyslem. Pojem průmysl však ESA používá s různým významem v různých kontextech, přičemž v tom širším slova smyslu jím označuje jakékoli ekonomické subjekty z členských států, se kterými uzavírá zakázky. Pojem „industry“ tedy může znamenat nejen průmyslové firmy, ale též výzkumné ústavy, akademická pracoviště či univerzity. Faktem však je, že většinu zakázek ESA uzavírá skutečně zejména se soukromými firmami.

Proces uzavírání zakázek je v ESA označovaný slovem „Procurement“, přičemž tento proces může nabývat různých podob:

1. veřejná soutěž bez omezení (Open Competition);
2. veřejná soutěž s omezením, např. vyhrazená jen pro malé a střední podniky a výzkumné organizace, případně soutěž omezená jen na žadatele z určitých členských států (Open Competition  with restrictions, Restricted Competition);
3. přímé vyjednávání o smlouvě, tedy bez soutěže (Direct Negotiation, Request for Quotation).

Pro to, aby žadatel mohl do jakékoli výzvy podat nabídku a následně s ESA uzavřít smlouvu, musí se jednorázově zaregistrovat v systému esa-star Publication. Tím žadatel ESA sdělí nezbytné informace o sobě a své ekonomické činnosti, a jednak získá tzv. „Bidder code“, tedy číslo, kterým se identifikuje při podávání projektových nabídek a které bude mít uvedeno ve smlouvě s ESA. Zároveň pro tuto registraci vytvoří interního správce, který by měl udržovat registrační údaje v systému esa-star aktuální.

esa-star Publication – přehled všech výzev

Výzvy na všechny zakázky ESA (Tender Actions) jsou průběžně uveřejňovány na webových stránkách esa-star Publication. Jedná se o webový portál, který obsahuje základní přehled všech výzev, které jsou momentálně otevřené (Open) a na něž je možné podat nabídku (Issued Tender Actions), dále připravované výzvy (Intended Tender Actions) a rovněž veškerou dokumentaci, kterou by si žadatel měl před podáním nabídky nastudovat (Reference Documentation).

Důležité dokumenty pro uzavírání zakázek s ESA

• ESA Procurement Regulations
  • General Conditions of Tender For ESA Contracts
  • General Clauses and Conditions for ESA Contracts
  • Best Practices For the Selection of Subcontractors by Prime Contractors in the frame of ESA ‚s Major Procurements
  • PSS Forms

Stránky esa-star Publication umožňují seznam Tender Actions třídit a řadit dle vybraných kritérií, přičemž jednou z užitečných pomůcek je např. výběr připravovaných Tender Actions pro žadatele z České republiky. Nejdůležitější úlohou stránek esa-star Publication však není pouze zobrazování seznamu připravovaných Tender Actions, ale zasílání oznámení o nich na email a zejména pak přístup k zadávací dokumentaci, který se aktivuje v okamžiku otevření výzvy. Obě tyto funkce jsou uživateli přístupné po přihlášení do systému pomocí ID a hesla identického pro přihlašování do systému esa-star. 

Fáze procesu uzavírání zakázek z pohledu ESA:

1. Plánování a příprava
   • Téma vzniká uvnitř ESA a následně je schvalováno na programových výborech delegáty z členských států.
   • Oficiální informace o tématu bývají v této fázi dosti omezené.
   • Žadatel může s ESA neformálně komunikovat.
2. Iniciace a příprava projektového zadání a podmínek výzvy
   • Výzvě je v ESA přidělen „Technical Officer“, který je odpovědný za zpracování věcné části zadání a „Contract Officer“, který je odpovědný za přípravu smlouvy. K nim jsou poté navrženi odborní experti na konkrétní téma výzvy. Všichni dohromady pak budou podané nabídky vyhodnocovat pod hlavičkou „TEB – Tender Evaluation Board“.
   • Členové TEB pak k výzvě připraví kompletní zadávací dokumentaci včetně kritérií pro její vyhodnocení.
   • Výzva je dostupná na stránkách esa-star Publication v sekci „Intended Tender Actions“.
   • Oficiální informace o tématu bývají dosti omezené.
   • Žadatel může s ESA neformálně komunikovat.
3. Otevření výzvy a fáze podávání nabídek
   • Zadávací dokumentace je zveřejněna na stránkách esa-star Publication v sekci „Open Tender Actions“.
   • Od této chvíle žadatel může s ESA o výzvě komunikovat pouze formálně pomocí písemných dotazů, tzv. „clarifications“, prostřednictvím systému esa-star. Tyto dotazy, včetně odpovědí ESA, jsou poté zveřejněny z důvodu zachování férovosti a transparentnosti veřejné soutěže pro všechny ostatní žadatele na stránce esa-star Publication příslušné k dané výzvě.
   • Porušení povinnosti používat výhradně oficiální cestu komunikace s ESA v této fázi může vést k diskvalifikaci žadatele ze soutěže.
   • Nabídky jsou žadatelem nahrávány elektronicky do systému esa-star.
   • Termín pro podávání nabídek je vždy uveden v úvodním dopise „Letter of Invitation“, který je součástí zadávací dokumentace. Tento termín může ESA výjimečně na vyžádání žadatele prodloužit.
4. Příjem žádostí a vyhodnocování nabídek
   • Probíhá otevírání obálek (Tender Opening Board) a vyřazeny jsou ty, které nesplňují základní formální požadavky uvedené v zadávací dokumentaci.
   • TEB provede vyhodnocení nabídek dle předen stanovených a žadateli v zadávací dokumentaci oznámených kritérií.
5. Uzavření smlouvy
   • TEB pozve vybraného žadatele k jednání o smlouvě, na němž se mají projednat a vyjasnit body identifikované ve vyhodnocovací zprávě TEB a projednají se podmínky smlouvy.
   • Tato fáze může být někdy velmi rychlá, někdy se ale může protáhnout na několik měsíců, v závislosti na komplexitě jednání o smlouvě.
6. Vyrozumění neúspěšných žadatelů
   • Neúspěšní žadatelé jsou informováni o výsledku hodnocení obvykle do dvou měsíců od uzávěrky Tender Action. Někdy se však toto vyrozumění může protáhnout na delší dobu, jelikož ESA výsledky neúspěšných hodnocení neoznamuje dříve, než uzavře smlouvu s vítězem.
   • Po vyrozumění mohou neúspěšní žadatelé Contract Officera požádat o telekonferenci, na níž jim sdělí závěry vyhodnocení jejich žádosti TEB a hlavní slabiny projektového návrhu, tzv. „Debriefing“. Toto může být pro žadatele velmi cenná zkušenost.

Struktura zadávací dokumentace projektů ESA

Obvyklé hlavní dokumenty:

• Zvací dopis (Letter of Invitation)
  • Technické zadání (Statement of Work)
  • Podmínky k podání nabídky a případné specifické odchylky a výjimky (Tender conditions, Special conditions of tender)
  • Smluvní podmínky a případné výjimky a specifika (Contract Conditions)
  • Vysvětlení dotazů (Clarifications)

Dodatečné dokumenty a návody:

V případě určitých výzev v konkrétních volitelných programech je třeba nastudovat postupy a formuláře věcně příslušné danému programu a typu výzvy, např. na https://artes.esa.int/documents.

V případě požadavku na vystavení autorizačního či podobného dopisu od delegace České republiky do ESA, je třeba v co nejkratší době kontaktovat příslušného delegáta do ESA, ideálně měsíc před uzavírkou dané projektové příležitosti.

Podrobný výukový materiál ESA pro napsání dobrého projektového návrhu.

Obecná doporučení ke spolupráci z pohledu delegace ČR do ESA

ČR se snaží systematicky podporovat projekty s vysokou přidanou hodnotou inovace, disruptivnosti a/nebo přímé či nepřímé ekonomické návratnosti dané rekurentní výrobou, licenčními poplatky, hodnotnému IPR, vznikem nových pracovních míst, výraznému spin-off efektu apod. V případě, že o spolupráci usiluje akademická sféra (vysoké školy, univerzity, akademie věd a jiné výzkumné organizace), měla by se zaměřit na témata s praktickým uplatněním, která vedou k aplikacím uplatnitelným v průmyslu a na trhu. V mnohých případech tedy projekt s ESA vyžaduje spolupráci se zahraničním partnerem, který je zároveň potenciálním budoucím zákazníkem vyvíjeného produktu, a který do projektu od počátku vnáší své potřeby tak, aby mu výsledný produkt vyhovoval. Účast takového partnera na projektu je často zásadní a někdy zcela nepostradatelná, jelikož bez ní hrozí riziko, že se výsledek projektu nikde neuplatní.

Někteří žadatelé mají zahraničního partnera v projektu přirozeně, jelikož s ním spolupracují v souvislosti se svou běžnou ekonomickou činností, která se obvykle netýká kosmu. Pokud žadatel takového partnera nemá, existují příležitosti ho hledat například na velkých průmyslových dnech, které pořádá ESA obvykle v Nizozemí (či virtuálně), případně na průmyslových dnech či tematických seminářích ke konkrétním programům a výzvám, které pořádá Ministerstvo dopravy, buď v České republice či v zahraničí. Součástí akcí tohoto typu bývají krátké prezentace k publiku, bilaterální jednání mezi čtyřma očima, přestávky na kávu či společenské večery, které nabízí vhodné příležitosti k navázání kontaktů.

Žadatelům je doporučeno, aby začaly s přípravou projektu co nejdříve, ideálně ještě před otevřením příslušné výzvy na esa-star Publication. Taková příprava může spočívat ve včasné identifikaci vhodného tématu v pracovním plánu některého z programů ESA, který může samotnému Tender Actions na esa-star Publication předcházet například o 6 i více měsíců. Druhou cestou zajímavou pro žadatele jsou výzvy typu „Announcement of opportunity“ či jiného obdobného označení, které umožňují žadatelům zasílat ESA své vlastní náměty na projektová témata. ESA tyto náměty zpracuje a sestaví z nich pracovní plán, podle kterého pak připravuje zakázky, na něž vypisuje klasické Tender Actions. Tento model funguje v řadě programů a do jisté míry zajišťuje, že nabídka výzev ESA se následně potká se skutečnou poptávkou žadatelů.

Řada projektů však nevzniká na základě klasických Tender Actions publikovaných na esa-star Publication a nepodlého klasické veřejné soutěži, ale zakázky se udělují pomocí přímých vyjednávání s žadatelem či procesů typu „RFQ – Request for Quotation“. V takových případech ESA či spíše její hlavní dodavatel, tzv. „Prime Contractor“, sestavuje průmyslové konsorcium na základě poptávek v okruhu potenciálních dodavatelů, které si sám vybere a z nichž pro projekt vyselektuje ty nejvhodnější (ty, které zná z minulosti a kterým důvěřuje). Takovéto RFQ mohou přijít kdykoli a obvykle vyžadují od českého subjektu velmi rychlou reakci a schopnost zpracovat vyžádané podklady v nadstandardně krátkých termínech. Nejspolehlivějším předpokladem spolupráce na projektech ESA je tedy zajištění dlouhodobého partnerství s hlavními dodavateli ESA (Airbus D&S, Thales Alenia Space, OHB Systems) či společnostmi o jednu úroveň níže v dodavatelském řetězci (např. Ruag Space). Tato spolupráce se může, ale nemusí zakládat na předchozí spolupráce historii v jiných odvětvích průmyslu, např. v letectví, obranném průmyslu či bezpečnosti. 

Ideálním nastavením projektu z hlediska České republiky je model, kdy česká firma ve spolupráci s akademickou sférou vyvíjí vlastní produkt od počátku, s vlastní vizí a přesvědčením, že ho uplatní na trhu, protože zná své budoucí zákazníky, je s nimi v dlouhodobém pracovním kontaktu a zná jejich potřeby. Programy ESA pak slouží jen jako pomocný nástroj k realizaci tohoto záměru, tedy k financování vývoje produktu či služby (prototyp, první letový kus apod.)